Aufgrund der allgegenwärtigen Corona Pandemie empfiehlt der bayrische Staat, Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Neben dem Aspekt, dass dies sehr viel Sinn macht, um Kontakte mit potentiell infizierten Personen zu minimieren, stellt dies dennoch viele, vor allem kleinere Unternehmen vor massive Herausforderungen.

Deswegen haben wir hier ein paar Tipps, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Mitarbeiter zu schützen und gleichzeitig den Betrieb aufrecht zu erhalten.

 

Zentrale Dokumentenablage

Wenn Ihre Mitarbeiter zusammen an Dokumenten arbeiten müssen, empfiehlt es sich seinen „online Office Space“ zu verwenden. Hier können wir die Google Office Suite empfehlen. Ein gewisser Umfang an Daten ist hierfür sogar kostenlos nutzbar. Hinzu kommt die Möglichkeit, Dokumente mit Kollegen zu „sharen“ also zusammen an Dokumenten zu arbeiten (ähnlich dem Datei Server / Datei Ablage in der Firma). Um dies Office Suite zu benutzen brauchen die Mitarbeiter lediglich einen Browser und eine funktionierende Internetverbindung. Sichere Alternativen: Dracoon , DropBox , …

Hiebei zu beachten: Da es sich beim Google Drive um eine „Online“ Cloud“ handelt, sollten keine Dokumente mit hoher Kritikalität (Firmengeheimnisse, Kreditkartendaten, Passwörter o.ä.) in die Cloud hochgeladen werden.

 

Kommunikation / Chat

Um die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern aufrecht zu erhalten, eignen sich Tools wie Slack, Microsoft Skype  oder Microsoft Teams, welches derzeit für 6 Monate kostenlos genutzt werden kann. Hierüber können Telefongespräche geführt, Meetings einberufen (inkl. Videoübertragung) und Dateien ausgetauscht werden. Noch wichtiger finden wir die Möglichkeit zur „asynchronen“ Kommunikation via Chat. Gerade wer Kinder zu Hause betreuen muss, wird über diese Möglichkeit der Kommunikation lieben lernen. Die Umstellung auf digitale Kommunikation spart nicht nur Zeit und nerven sondern auch Kosten auf der Telefonrechnung der Mitarbeiter.

 

Remote Verbindung zur Arbeit

Viele Mitarbeiter klagen derzeit darüber, dass sie sich zwar über RDP / VPN / … mit ihrer Firma verbinden können, jedoch die Internetbandbreite (gerade was den UPLOAD betrifft) oftmals zu Problemen führt. Dies ist auf die in Deutschland relativ häufig vorhandenen asynchronen DSL Leitungen zurück zu führen. Für viele Firmen waren die Bandbreiten bis heute ausreichend, jedoch stellt die massive Nutzung des Homeoffices nun etliche Firmen vor massive Probleme. Public Clouds bieten schnelle Möglichkeiten zum Einrichten der Infrastruktur sowie nahezu uneingeschränkte Bandbreiten an. Achten Sie jedoch auf die Kosten. Bitten Sie ggf. die Mitarbeiter Instanzen herunterzufahren, wenn diese nicht benötigt werden.

Eine „schnelle“ Abhilfe gibt es hier leider nicht. jedoch könnten folgende Tipps ggf. helfen:

  • Erhöhung der Bandbreite über den Internetdienstanbieter (z.b. Telekom / O2, … )
  • eine schnelle Migration der Server in eine Public Cloud (z.B. Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure)
  • Verteilen der Workloads auf verschiedene Systeme (Nutzung von online Drives wie z.B. Google Drive, DropBox, Dracoon, o.ä für Dokumente und Dateien, Freihalten der Firmeninternetanbindung für Serverzugriffe
  • Anstatt große Datenmengen zu übertragen, ermöglichen Sie den Mitarbeitern, REMOTE auf ihren Arbeitsdesktop zuzugreifen. (Remote Desktop Protokoll, TeamViewer, Remote Assistant, VNC, …) Achten Sie hierbei darauf, dass sowohl Server als auch Clients die letzten Sicherheitsupdates erhalten haben, bevor sie diese „extern“ zur Verfügung stellen
  • Sollten Sie keine „dedizierte IP Adresse“ für Ihre Internetverbindung haben, eignen sich tools wie DynDns, No-IP, oder ähnliche.

 

Digitalisierung der Prozesse

Sollte Ihr Unternehmen sehr papierlastige Prozesse haben, empfehlen wir den schnellen Umstieg auf „digitale Prozesse“. Ein Beispiel:

Erhalten sie viel Briefpost, können Sie sehre günstig einen einfachen, netzwerkfähigen „Multi Feed Scanner“ kaufen (200€-400€), welcher Dokumente ohne Umwege direkt als PDF auf einem Dateiserver oder sogar direkt in der Cloud ablegt. Dies ermöglicht den HomeOffice Mitarbeitern, direkt mit den ansonsten nur auf Papier vorhandenen Dokumenten weiter zu arbeiten. Eine Abstimmung kann über die oben genannten Chat / Kollaborationstools erfolgen.

Für übergreifenden Planungen und Koordinationen eigenen sich tools wie „Jira, Confluence, …“ welche direkt als Software as a Service (also bereits fertig in der Cloud betrieben) gemietet werden können.

Oftmals lassen sich analoge Prozesse einfacher digitalisieren, als man ursprünglich annimmt. Beispiele:

  • Zeiterfassung, Freigabe, Genehmigungsprozesse
  • Eingangs- und Ausgangspostverwaltung z.B. mit dem Epostbrief der deutschen Post
  • Besprechungen / Zusammenarbeit (siehe Kommunikationstools)

Sicherheit und Datenschutz

Trotz der Corona Krise sollten im Bereich der Datensicherheit, des Datenschutzes und der IT – Sicherheit keine Kompromisse eingegangen werden. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter einen upgedateten Virenschutz auf den zur Remote Arbeit genutzten Geräten installiert haben, um „digitale“ Infektionen ihrer Firmendaten / Server zu vermeiden. Stellen Sie ggf. kostenfrei Virenschutz für ihre Mitarbeiter zur Verfügung. Auch hier eignen sich vor allem zentral gemanagte Tools, um etwaige Probleme schnell und effizient identifizieren und verwalten zu können. Hier bieten sich Tools wie ESET Cloud Security o.ä. an.

Derzeit treiben leider auch viele Betrüger und Abzocker ihr Unwesen, und verbreiten Spam, Phishing Angriffe und Fake News. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter gezielt auf potentielle Angriffe vor und verhindern Sie den Diebstahl von Identitäten, Passwörtern, Geld und Unternehmensdaten, indem Sie Ihren Mitarbeiten klare Kommunikationsstrategien und Eskalationsmöglichkeiten darlegen. Erhöhen Sie die Awareness im Punkto Phishing. Zusätzlich kann auch hier kann ein Virenschutz mit integriertem Phishingschutz helfen.

 

Update 18.03.2020

Chip.de hat eine Liste mit Tools, die das Remotearbeiten unterstützen herausgebracht.

Hier ist der Link

Auch Cisco bietet kostenlose Erweiterungen für den Any Connect Client, Cisco DUO und Umbrella (DNS Protection) im Zuge der Corona Krise an.

Last but not least

Dieser Artikel ist ehrlich und ernsthaft als „HILFE“ gemeint. Keiner der o.g. Links enthält Refferrals über welche Geld verdient wird. Sollten Fragen zu den o.g. Themen auftauchen können Sie uns gerne via E-Mail kontaktieren.

Ich persönlich bin voll und ganz der Überzeugung, dass Remote Arbeit Mitarbeiter wesentlich produktiver arbeiten lässt, jedoch bitte ich Sie zu beachten, dass viele Arbeitnehmer derzeit zusätzlich noch Kinder zuhause betreuen müssen und die Produktivität darunter etwas leiden kann. (Dies aus eigener, Erfahrung mit der derzeitigen Situation). Bitte gewähren Sie Ihren Mitarbeitern die entsprechenden Freiräume um sowohl die für ihr Geschäft anfallenden als auch die familiären Aufgaben unter einen Hut bringen zu können.

 

Bleiben Sie sicher und gewähren Sie Ihren Mitarbeitern auch die derzeit notwendige Sicherheit !

#FlattenTheCurve #Corona #Covid-19